Kirjoitukset kategoriassa työntekijäkokemus

HR-järjestelmä työntekijäkokemuksen parantamisessa

5. helmikuuta 2018


Edellisessä blogipostauksessani käsittelin sitä, kuinka HR on aina ollut keskeinen toimija liiketoiminnan ja strategian osalta. Tähän liittyen tarkastelen tämänkertaisessa kirjoituksessani työntekijäkokemusta ketterien henkilöstökyselyjen näkökulmasta.


HENRY Ry:n ja Accenturen 2017 toteuttamassa tutkimuksessa selvitettiin, että 70% vastaajista koki työpaikkansa digitalisaation olevan hyvässä vauhdissa. Tämä teknologinen muutos ja HR-prosessien sähköistyminen tukee HR:n strategista roolia rakenteiden ja työvälineiden muovautuessa yhä paremmin nykypäivän tarpeisiin. Työntekijäkokemus (Employee Experience) ja henkilöstön näkökulmien entistä suurempi merkitys ovat olleet HR:ssä huomion kohteena jo jonkin aikaa, mutta teknologisen murroksen myötä sähköiset viestintävälineet ovat muokanneet varsin paljon organisaation sisällä tapahtuvia päivittäisiä kohtaamisia.


Olen huomannut, kuinka Skype-palaverin aikainen vuorovaikutus ei taivu samanlaiseen avoimeen ja matalan kynnyksen kommunikointiin, kuin kasvokkaiset kohtaamiset. Tämä korostuu erityisesti yksin työskentelevillä tai pienemmillä toimipisteillä, kun vapaamuotoisia kasvokkaisia kohtaamisia esimiesten, HR:n ja johdon kanssa voi pahimmillaan olla vain muutaman kerran vuodessa. Tällaisissa organisaatioissa on omat haasteet siinä, kuinka digitalisaation myötä kehittyneet ketterät työvälineet onnistutaan hyödyntämään ja valjastamaan organisaation sisäistä vuorovaikutusta ja palautekulttuuria tukeviksi.


Työntekijäkokemuksen parantaminen edellyttää palautteen pyytämistä henkilöstöltä säännöllisesti ja riittävän usein. Tämä onkin yksi HR:n ydinfunktioista. Ihanteellisinta olisikin pyrkiä rakentamaan organisaatiossa jatkuvan palautteen kulttuuria erilaisten kyselyjen ja aktiivisen keskustelukulttuurin luomisella. Erilaiset kyselyt, seurannat ja henkilöstötutkimukset ovat hyödyllisiä ketterän (Agile) HR:n työvälineitä, joiden avulla on mahdollista seurata työntekijäkokemusta sekä luoda tilannekuvaa henkilöstön hyvinvoinnista ja viihtyvyydestä. Ketteryys mahdollistuu nimenomaan siinä, kuinka henkilöstöjohtamisella on aktiivinen rooli yhtäältä henkilöstön ja toisaalta johdon kumppanina ja kuinka henkilöstöjohtamisen työkalut otetaan keskeiseksi osaksi liiketoiminnan ja strategian johtamista. Yksi näistä välineistä on esimerkiksi HR-järjestelmän sisältämä kyselytyökalu, jonka avulla saadaan arvokasta dataa työntekijäkokemuksen parantamiseen reaaliaikaisesti ja erittäin pienellä vaivalla.


HR-järjestelmän avulla toteutetut kyselyt hyödyttävät koko organisaatiota. Kyselyyn vastaaminen onnistuu omalta työpisteeltä käsin, se ei välttämättä vaadi erillisiä tunnuksia järjestelmään ja kyselylinkki saadaan upotettua suoraan HR-järjestelmän etusivulle / aloitusnäytölle, jolloin kyselyyn vastaaminen on varsin helppoa eikä turhaan kuormita sähköpostia. Lisäksi anonyyminä toteutettu kysely madaltaa henkilöstön kynnystä myös kehittävän palautteen antamiseen, mikä muutoin voitaisiin kokea sosiaalisesti ongelmallisena hoitaa kasvokkain tai omalla nimellä. Palautteenhallinta on nopeaa ja luotettavaa, eikä se ole aikaan tai paikkaan sidottua. Tällainen työkalu on osaltaan myös yksi esimerkki siitä, kuinka HR-järjestelmä helpottaa myös HR-ihmisten omaa työtä – manuaalinen työ vähenee, kun tiedonkeruu tapahtuu automaattisesti ja data saadaan reaaliaikaisesti analysoitavaksi ja raportoitavaksi HR:n ja muun johdon keskuudessa. Kyselytyökalun hyödyntämisen aktiivisuudesta riippuen on mahdollista seurata tulosten kehittymistä kvartaalin, kuukausien tai vaikkapa viikkojenkin tarkkuudella.


HR-järjestelmässä kyselyt ja palautteenkeruu on mahdollista ottaa kiinteäksi osaksi HR-käytäntöjä koko työsuhteen elinkaaren ajalle – sitä ei pidä jättää toteutettavaksi vain vuosittain tai puolivuosittain kehityskeskustelujen ja henkilöstötutkimuksen yhteydessä.


Kehityskeskusteluissa toteutettava työntekijän suoriutumisen arviointi vaatii lisäkseen dialogia ja mahdollisuuden antaa vastavuoroista palautetta työntekijän ja esimiehen välillä. Pelkät kehityskeskustelut tai kesäpäivien yhteydessä esiteltävät henkilöstökyselyjen tulokset kerran vuodessa eivät yksistään riitä, sillä tällainen palautekulttuuri koetaan helposti ”pakollisena pahana”. Tällöin palautteenkeruuta ei nähdä niin aktiivisena, kuin säännöllisen ja jatkuvan palautteen kulttuurissa. Myöskin palautteen seuranta, analysointi ja kehittämistoimenpiteet menettävät tällöin tehonsa. Näin ollen aktiivinen palautteenkeruu koko työsuhteen elinkaaren ajan on syytä ottaa keskeiseksi osaksi organisaation HR-käytäntöjä!


Rekrytoinneissa on vihdoin alettu ymmärtää hakijaviestinnän ja hakijakokemuksen tärkeys ja merkitys. HR-järjestelmässä toteutettava rekrytoinnin palautekysely tuottaa hyvää hakijakokemusta, kun organisaatio on aktiivisesti kiinnostunut työnhakijoiden kokemuksista rekrytointiprosessin aikana ja pystyy tätä kautta kehittämään omia rekrytointikäytäntöjään. Tässä on hyvä muistaa vanha sanonta, Hyvä kello kauas kuuluu, paha vielä kauemmas..” Kun henkilö on palkattu ja työsuhde alkanut, voidaan perehdytysjakson päätteeksi toteuttaa perehdytyskysely, jolla seurataan työntekijän kokemaa perehdytyksen onnistumista. Perehdytysvastuut jakautuvat organisaation sisällä usein monen eri toimijan vastuulle, joten perehdytyskokemukset kokoavan kyselyn avulla on helppo seurata perehdytysprosessin toimivuutta ja tarpeen mukaan korjata ja kehittää organisaation perehdytyskäytäntöjä.


Pulssikyselyt ja fiilismittarit ovat tärkeimmät välineet aktiiviseen palautekulttuuriin.

Kun työntekijöiden viihtyvyyttä ja yleistä fiilistä seurataan ketterien kyselyjen avulla, saadaan pikapalautteesta merkittävä hyöty organisaatiolle. Lyhyen aikavälin kyselydatan avulla päästään heti kiinni ongelmakohtiin ennen kuin laskenut fiilis tai ongelmat kroonistuvat ja eskaloituvat.


Henkilön työsuhteen päättyessä on tärkeää hoitaa poislähtevän työntekijän kokemus ja muistijälki organisaatiosta mahdollisimman laadukkaasti. HR-järjestelmän avulla voidaan toteuttaa lähtöhaastattelu / exit-kysely, jolla pystytään tunnistamaan merkittäviä tekijöitä lähtöön vaikuttaneista syistä ja vastaavasti niistä organisaation vahvuuksia, jotka osaltaan olivat puoltamassa organisaatiossa pysymistä. Exit-kysely on organisaatiolle erittäin hyödyllinen keino vaikuttaa poislähtevän henkilön kokemukseen organisaatiosta ja viestittää siitä, kuinka poislähtevän näkemyksistä välitetään, vaikka henkilö onkin jo valintansa tehnyt. Hyvä kello..” pätee tässäkin tapauksessa. Työsuhteen elinkaaren aikana eri vaiheissa toteutettujen hyvinvointi- ym. kyselyjen lisäksi kyselytyökalua pystytään hyödyntämään myös esimerkiksi innovaatioiden tukemisessa, kun henkilöstön keskuudesta kerätään parhaimpia ideoita ja käytäntöjä tiettyjen työkäytäntöjen ja prosessien kehittämiseen.


Organisaation johdon on syytä yhdistää henkilöstön keskuudesta kerättävää dataa sekä liiketoiminnan dataa keskenään ja hyödyntää tätä toiminnan jatkuvassa kehittämisessä. Data ei ole aina pelkästään lukuja ja numeroita, eikä varsinkaan ihmisläheisen HR:n alueella. Työntekijäkokemuksen aktiivisen mittaamisen ja hyvinvoinnin seurannan kautta pystytään paneutumaan esim. henkilöstön kokemaan viihtyvyyteen sekä vaikuttaviin syihin nopeasti ja tekemään korjausliikkeitä mahdollisista kehityskohteista.