6 seikkaa HR-järjestelmän hankintaan - osa 1

11. tammikuuta 2017

HR-järjestelmän hankintaprosessi on kieltämättä haastava. Kirjoitin ylös kuusi kohtaa, jotka kokemukseni perusteella tulisi hankintaprosessissa käsitellä. Kirjoitan tästä aiheesta kolme blogia, joissa avaan aina kaksi kohtaa kerrallaan. Mikäli haluat heti saada käsiisi kaikki kuusi kohtaa, niin saat ne ladattua kokonaisuudessaan täältä.

Kaksi ensimmäistä askelta ovat analysointi ja hyötylaskelma

Analysoi nykytila

Miksi uutta ollaan hankkimassa? Hankinnan perusteluun löytyy aina syyt, mutta samalla usein unohtuu, että samaan syssyyn kannattaa skannata koko toimintaympäristö ja ”atk-ekosysteemi”. Parhaimmillaan tai pahimmillaan HR-järjestelmähankinta voi saada aikaan dominopalikkaefectin, jossa moni muu järjestelmä saa vähintäänkin versiopäivityksen.

Nykytilan kartoituksessa voisi lähteä vaikka kolmesta eri tulokulmasta liikkeelle selvittämällä A) toiminnalliset prosessit ja niiden automatisoidut osat (mikä toimii järjestelmillä ja mikä manuaalisesti – vanha kunnon uimaratamallinen prosessikuva toimii tässä hyvin), B) johtamiseen käytettävien tietojärjestelmien arkkitehtuurin ja järjestelmien väliset riippuvuudet ja tiedonsiirrot (tästä on hyvä piirtää myös kuva ja kuvata nuolilla järjestelmien väliset tietovirrat) sekä C) kirjaamalla keskeisimmät tavoitteet uudelle sähköistettävälle prosessille (ehkä viisi keskeistä tavoitetta riittää).

Kun nykytilaa selvittää organisaatiossa eri henkilöiden kanssa, voi samalla kerätä arvokasta tietoa sellaisista asioista, jotka eivät ole itsestäänselvästi näkyvissä tai tiedossa. Nyt siis selvitetään nykytilaa. Tarvittava muutos voi olla pientä hienosäätöä tai kokonaan koko toimintaketjun mullistaminen. Näin ollen tässä vaiheessa ei kannata takertua kovin yksityiskohtaisesti kaikkiin esitettyihin muutostarpeisiin, mutta niiden esittäjät kannattaa panna merkille. Nämä henkilöt nimittäin ovat aitoja muutosagentteja ja valmiiksi asiaan sitoutuneita projektiasiantuntijoita, kun muutosprojektin hetki koittaa.

Luo hyötylaskelma

Edellisen vaiheen jälkeen on vielä kerran hyvä tarkastella tavoitteita ja prioriteetteja. Monelle lienee tuttu Stephen R. Coveyn tarina isoista kivistä. Nyt on se hetki tunnistaa, mitkä ovat niitä murikoita, jotka on syytä laittaa astiaan ennen soraa ja hiekkaa, koska jälkikäteen ne eivät sinne tulisi mahtumaan.

Hyötyjen laskemiseksi on olemassa satoja malleja. Itse olen HR- ja johtamisjärjestelmien osalta käyttänyt seuraavanlaista mallia, joka on riittävän yksinkertainen, mutta kuitenkin riittävästi suuntaa antava. Jälleen lähestytään kolmesta eri suunnasta: A) mitä investointeja tarvitaan tavoitteen toteuttamiseksi, B) nykytilan kustannukset, ottaen huomioon vähintään viiden vuoden aikajänne sekä C) tavoitetilan kustannukset kun muutosprosessi on viety läpi.

Hyötyjä voi lähestyä myös toisesta kolmen tulokulman tarkastelumallista: organisaation hyödyt, esimiestyöhön kohdistuvat hyödyt ja työntekijöihin kohdistuvat hyödyt. Näille kolmelle taholle kun listataan nykykustannukset, käytetty aika, tyytyväisyys ja mielekkyys ja verrataan tavoitetilaan, löydetään myös helposti niitä ”isoja kiviä”. Motivaation parantaminen työnteossa ei nimittäin ole välttämättä mikään pieni hyöty. Muutaman hassun epäloogisuuden korjaaminen päivittäisissä rutiineissa, saati sitten monimutkaisen ja hankalan, harvoin toistuvan toimintaprosessin korvaaminen suoraviivaisella, nopealla ja helpolla ratkaisuilla voi tuoda tehollisesti laskennallista olettamaa suuremmat hyödyt.

Niin tai näin, ota selvää missä eniten kangertaa ja mitä tämä kangertaminen kokonaisuudessaan maksaa. Luo tämän jälkeen muutokselle tavoitteet ja laske sen arvioidut kustannukset ja muutoksen jälkeisen ajan ylläpitokulut. Samalla kun asioita haastattelee organisaation eri osissa syntyy hyvä näkemys kokonaisuudesta, eikä tätä intuitiota myöskään kannata sivuuttaa.

Mikäli haluat saada materiaalia käyttöösi nykytilan analysointiin tai hyötylaskelman tekoon, niin löydät sitä täältä.

 

Juha Nurmela

Arc Technology Oy